Lưu trữ chứng từ kế toán trên phần mềm

Có được lưu trữ chứng từ kế toán trên phần mềm kế toán?

Hỏi:
luu tru chung tu ke toan tren phan mem
Chứng từ kế toán phải được in ra và lưu trữ cẩn thận
 Công ty chúng tôi đang thực hiện quy trình lưu trữ chứng từ kế toán là làm từ phần mềm kế toán rồi in ra giấy để lưu trữ. Vì lượng chứng từ kế toán rất nhiều, nên  cty tôi muốn lưu trữ ngay trong phần mềm kế toán mà không cần in ra giấy. Vậy thì có đúng theo quy định của chế độ kế toán ? Nếu được như vậy, tôi phải khai báo với các cơ quan nhà nước nào?
Trả lời: 
Việc lưu trữ chứng từ kế toán ngay trong phần mềm kế toán là không đúng qui định về lưu trữ chứng từ kế toán theo điều 40 luật kế toán nhé. Vì:
- Chứng từ kế toán là các giấy tờ và vật mang tin chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị trong 1 kỳ kế toán nên phải được in ra giấy, những người có liên quan phải ký, sắp xếp theo trình tự, nội dung và lưu trữ theo qui định tại điều 40 luật kế toán 2003.
- Phần mềm kế toán chỉ là công cụ để hỗ trợ công tác kế toán (tính toán nhanh chóng và hỗ trợ quản lý hiệu quả) nên chứng từ thể hiện trong phần mềm phải được in ra lưu trữ cẩn thận. Nếu DN để trong phần mềm không may phần mềm hỏng, lỗi, cháy ổ đĩa, virus, hacker,...dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên phần mềm thì cực kỳ nguy hiểm vì các chứng từ kế toán bị mất hết dẫn đến cty không có chứng từ, số liệu để giải trình với các cơ quan kiểm tra thì hậu quả đối với DN là rất nguy hiểm.
Do đó, công ty bạn cần phải in ra, ký cẩn thận và lưu trữ đúng qui định pháp luật. Công ty có thể sao chép dữ liệu trên phần mềm vào các đĩa mềm để lưu trữ và sử dụng sau này.

Đăng nhận xét

Cám ơn bạn đã nhận xét